マンション管理 : 総会・理事会等

すまいのお悩みQ&A

Q. 書面による総会で全ての決議が行えますか？

臨時総会を開くことが大変なので、書面で総会決議をしたいのですが、全ての決議が書面で行えますか
A.
総会は、管理組合の最高の意思決定機関と位置づけられますが、総会を開かなくても賛成が得られそうな議題や、出席が予想される区分所有者が少人数の場合は、書面で決議することは可能です。ただし書面で決議することについて｢区分所有者全員の合意｣が必要となってきます。また書面で決議できる事項は、区分所有法および管理規約で規定されている、総会で決議することのできる全ての事項となります。
2018年02月13日現在
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Q. マンション管理組合の総会開催の注意点とは？

マンション管理組合の総会を開催しなければなりません。はじめて務める理事長なので、不安です。どのあたりに注意するとよいでしょうか。
A.
総会は区分所有法上、様々な決まりがありますので、一般的な通常総会の注意点についてお伝えします。

総会は少なくとも、管理者（規約で理事長の場合が多い）が、年1回開催し、事務報告をしなければなりません。まずは、事業報告、役員選任、次期の事業計画及び予算など、議案を理事会で検討し、議案書にまとめる作業が必要です。次に招集の通知を出します。総会の招集ですが、開催日から少なくとも1週間前までに、会議の目的たる事項、例えば総会の日時・場所・議題・議案書等を各組合員に発しなければなりません。ただし、その期間を管理規約で設定することが可能ですので、管理規約をご確認ください。

出席できない組合員には、議決権行使書や委任状を提出してもらいましょう。組合員出席者数と議決権行使書や委任状の数を足した数が定数を越えていると会が成立します。総会の成立に必要な定数を規約で確認しましょう。

総会は、議長の選出、議事録署名人の選出、出席区分所有者数・議決権数の報告、議案説明、質疑応答、採決の順に進めます。採決に際しては、様々な方法がありますが、賛否が僅差の場合は、きちんとした数を把握しなければなりません。なお、規約によっては、総会中の新たな議題については取り上げることはできない場合がありますので、注意が必要です。

総会が終了すると、議事録を作成します。議事録には、議長及び出席区分所有者2名の署名・押印が必要です。また、議事録は保管し、いつでも閲覧に応じられるよう整理しておきましょう。

また、できるだけたくさんの組合員に、総会に出席してもらえるような工夫も必要です。組合員が出席しやすいような開催日時や場所を選んだり、組合員に総会に出席するよう、働きかけたりしましょう。組合員に総会の重要性を理解してもらえるよう、日ごろから広報に努めることが大切です。

すまいるネットでは、こうしたマンション管理についての相談に、アドバイスや情報提供をしているほか、セミナーの開催、出前講座などを行っています。お気軽にお問合せください。
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2018年02月13日現在
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Q. マンション管理組合の役割って？

私が住んでいる分譲マンションでは、管理組合の役員は輪番制をとっています。今年度からマンション管理組合の役員に初めて任命されましたが、仕事も忙しく正直言って面倒です。管理の知識も無く、役員が何をすればよいかも分かりません。管理業務を委託している管理会社に任せておいては駄目なのでしょうか。
A.
お住まいの分譲マンションでは、管理事務を管理会社に委託されているようですが、マンション管理会社は、あくまで管理組合の管理業務をお手伝いする存在です。マンションには、「専用部分」と「共用部分」とがあり、特に「共用部分」は、「区分所有者」皆さんの財産であり、その管理主体は「管理組合」です。管理組合とは、区分所有者の財産を守る目的で、区分所有者全員で組織し、建物の維持・管理に努める団体です。多くの管理組合では、理事等の役員を選任しています。理事会の活動は、管理組合の基本的な運営方針を検討し、総会等で合意形成を図っていく大切なものです。また、役員の業務については、お住まいのマンションの管理規約や細則などに定められています。具体的な仕事の分担は管理組合によって異なりますので、実際に他の役員の方や前任者にお話を聞かれることをおすすめします。

マンションは購入して終わりではありません。建物という財産の保全や管理は戸建住宅もマンションも同じです。役員に就任されたこの機会に、自分の財産であるマンションをどのように維持･保全していくことが望ましいのかを考えてみて下さい。

神戸市すまいの安心支援センター（すまいるネット）では、すまいに関するご相談にアドバイスや情報提供を行なっています。神戸市内の管理組合の方からは、マンション管理組合の運営や修繕計画の立て方などの相談をお受けしています。
2018年02月14日現在
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Q. マンションの大規模修繕工事について

築24年の分譲マンションに居住しており、管理組合の理事となりました。大規模修繕工事を実施する時期なのですが、何も手付かずの状況で引き継ぎました。長期修繕計画はあるのですが、どのように進めればよいでしょうか。
A.
大規模修繕工事は概ね十数年に1度の実施であるため、工事の進め方などに困っているという声をお聞きします。大規模修繕工事は、計画～実施にかなりの期間を要するため、理事会とは別に専門委員会を設置し、継続的に取り組むことをお薦めします。
まずは、現在のマンションの状態を明らかにするため、劣化調査診断を行うことをお薦めします。調査をすると長期修繕計画とは異なり、修繕が不要なものや、急いで修繕が必要なものが出てくるかもしれません。劣化調査診断では、全戸アンケートを実施して、不具合の発生状況や要望等を聞き取ります。そのためにも、お住まいのみなさまが、普段からご自身のマンションの状態について気をつけて見ておくことが大切です。

次に、現状の確認ができたら、大規模修繕工事の基本計画を検討し、作成します。基本計画を作成後、総会で大規模修繕工事の実施を決議します。その後、大規模修繕工事の業者を選定する流れになりますが、これらの作業をすべて自分達で行うのは大変です。
工事の進め方も「劣化診断・設計」と「工事」を分けて依頼するか、または、一括して依頼するかなど複数のパターンがあります。ぜひ、建築士、マンション管理会社、施工会社、マンション管理を支援する団体など、専門家にサポートしてもらいながら進めましょう。

大規模修繕工事を実施するには、区分所有者のみなさまの合意が必要です。普段から区分所有者間のコミュニティーを大切にしましょう。

すまいるネットでは、神戸市内にあるマンションの大規模修繕工事について、一般相談のほか、出前講座、アドバイザーの派遣を行っています。
2019年08月09日現在
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Q. 総会の代理人出席について

私は分譲マンションの区分所有者である夫の配偶者（同居の妻）です。
現在、夫は単身赴任中で、来月開催されるマンションの総会に出席できそうにありません。その場合、総会に、区分所有者（夫）の代理人として配偶者（妻）が出席してもよいでしょうか。
A.
区分所有者である「本人（夫）」が参加できない場合は、委任状または議決権行使書の提出が必要です。今回のように配偶者（妻）を代理人に立てる場合は、代理人を配偶者（妻）と指名した、区分所有者本人（夫）が署名した委任状を提出する必要があります。同居している配偶者であれば、委任を受けて出席できます。区分所有法では組合員の委任を受けて総会に出席し、議決権を行使する代理人について特に資格を定めていません。しかし、マンション標準管理規約では代理人となる人の資格を「その組合員の配偶者」、「その組合員の住居に同居する親族」、「他の組合員」に限定しています。なお、先の質問も同様ですが、具体的な対応は、各管理組合の規約によるため、詳しくは管理組合に確認してください。

2024年11月18日現在
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Q. 賃借人もマンション管理組合の役員になれる？

自主管理のマンションですが、賃貸に出す住戸が増え、管理組合の運営に支障が出てきています。賃借人にも役員になってもらうことはできますか。
A.
管理組合は区分所有者でつくる団体ですから、本来は区分所有権を持たない賃借人がその役員になることは好ましくありません。この観点から、標準管理規約では、管理組合の組合員は区分所有者であり、役員は現に居住する組合員から総会で選任するとしています。

賃貸化が進み役員のなり手が少なくなり、管理組合の運営に支障が出るなどの事情がある場合に、住んでいない区分所有者よりも現に住んでいる賃借人が役員になるケースも考えられないことはありません。ただし理事長は区分所有法上の管理者に選任されることが多く、対外的に法的権限を有しますので区分所有者が望ましいといえます。また監事も理事会の執行状況や会計を監査する立場であり、区分所有者がいいでしょう。この他、賃借人の役員に占める比率を一定以下に制限することも考慮すべきでしょう。いずれにしても管理組合規約にきちんと定めることがのぞましいと思います。理事会の業務を軽減するためであれば、賃借人に決定権のない専門委員会や部会に参加してもらう方法があります。
2018年02月14日現在
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Q. 管理組合の役員の報酬は受け取ってもいい？

このたび管理組合の役員になりましたが、報酬がでると聞きました。もらってもよいのでしょうか？
A.
役員としての活動に要する必要経費の弁済と、報酬を受けることはできます。

国土交通省が定めている標準管理規約では、活動に伴って必要となる経費(例えば交通費、電話代等)の支払いを受けることは当然のこととしており、その上で、役員在任中の時間的、精神的負担を考慮すれば、適切な額の報酬を受け取ることができるものとしています。

だだし、役員は区分所有者の輪番で行っていること、ボランティアという気持ちが大きいこと、適当な額が決めにくいこと、不公平になりやすいこと等の理由で、報酬制度を採用している管理組合はあまり多くないようです。
2024年09月28日現在
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Q. 耐震補強工事のため住民の合意を得る方法は？

古い分譲マンションで耐震補強をしなければならないのですが、住民の合意がなかなか得られないように思います。なにかいい方法はありませんか？
A.
分譲マンションを耐震補強しようとすれば、一般的には３／４以上の賛成による特別決議を要することになりますから、区分所有者の合意形成を図ることがカギとなります。（※神戸市では平成２６年より区分所有建築物の耐震改修の必要性に係る認定を受けた場合、大規模な耐震改修工事により共用部分を変更する場合の決議要件を3/4以上→1/2超に引下げの緩和することができるようになりました。）費用が多額になること、居住性に影響のある住戸とそうでない住戸が生じる可能性があることなどから、合意形成がネックとなってなかなか進んでいないのが実情です。

まずは、神戸市の出前トーク、すまいるネットの出前講座（無料）を利用して、耐震性の必要性について勉強することからはじめてください。次に、すまいるネットの「耐震改修アドバイザー派遣」を利用して、合意形成の進め方について勉強と情報収集を行いましょう。（弁護士、建築士などの専門家を無料で派遣します。）

実際の進め方は、専門家の助言を受けながら、管理組合として具体的に考えていくことになります。実例は少ないとはいえ、耐震化を実現したマンションもあります。その中心的役割を果たした方に経験談を聞くことも役立つと思います。（神戸は震災復興でかなりのマンションが再建を果たしましたが、そのときの合意形成の苦労話を聞くことも勉強になります。）
2018年02月15日現在
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Q. マンション管理組合の構成と性格について教えてください？

分譲マンションを購入し入居しましたが、管理組合には入らなければいけないのでしょうか。
A.
一戸建てとは異なり、マンションは多くの方の共有物です。補修やメンテナンスをするにも、生活ルールを定めるにも、共有している住民全てがともに取り組まなければなりません。一戸建てなら家族会議で済むところですが、マンションでは所有者（区分所有者）が組合員となる「管理組合」がその役割を担います。

管理組合は区分所有者全員で構成される団体とされており、区分所有者は当然にその構成員となりますし、また脱退の自由もありません。ですので、マンションを購入したと同時に管理組合員にもなっている、ということになります。

管理組合では、活動や組織の仕組みを「規約」で定め、総会などの「集会」により区分所有者全員の意思決定を行います。これらはマンションで暮らしていくためには欠かせない仕組みですので、積極的に関わってみてはいかがでしょうか。
2018年02月05日現在
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Q. 総会の議決権は区分所有者の面積に応じて決めるべきですか？

新築の分譲マンションを購入し、もうすぐ入居します。これから管理組合が結成されますが、総会の議決権は区分所有者の面積に応じて決めるべきですか　
A.
管理規約で議決権に関する規定がない場合は、専有部分の面積割合で議決権を決めることが原則となっており、持分に応じた議決権となります。しかし各住戸の面積があまり異ならない場合は、管理規約で住戸１戸につき各１個の議決権と規定することも可能です。
2018年02月13日現在
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