マンション管理

すまいのお悩みQ&A

Q. マンション管理組合の総会開催の注意点とは？

マンション管理組合の総会を開催しなければなりません。はじめて務める理事長なので、不安です。どのあたりに注意するとよいでしょうか。
A.
総会は区分所有法上、様々な決まりがありますので、一般的な通常総会の注意点についてお伝えします。

総会は少なくとも、管理者（規約で理事長の場合が多い）が、年1回開催し、事務報告をしなければなりません。まずは、事業報告、役員選任、次期の事業計画及び予算など、議案を理事会で検討し、議案書にまとめる作業が必要です。次に招集の通知を出します。総会の招集ですが、開催日から少なくとも1週間前までに、会議の目的たる事項、例えば総会の日時・場所・議題・議案書等を各組合員に発しなければなりません。ただし、その期間を管理規約で設定することが可能ですので、管理規約をご確認ください。

出席できない組合員には、議決権行使書や委任状を提出してもらいましょう。組合員出席者数と議決権行使書や委任状の数を足した数が定数を越えていると会が成立します。総会の成立に必要な定数を規約で確認しましょう。

総会は、議長の選出、議事録署名人の選出、出席区分所有者数・議決権数の報告、議案説明、質疑応答、採決の順に進めます。採決に際しては、様々な方法がありますが、賛否が僅差の場合は、きちんとした数を把握しなければなりません。なお、規約によっては、総会中の新たな議題については取り上げることはできない場合がありますので、注意が必要です。

総会が終了すると、議事録を作成します。議事録には、議長及び出席区分所有者2名の署名・押印が必要です。また、議事録は保管し、いつでも閲覧に応じられるよう整理しておきましょう。

また、できるだけたくさんの組合員に、総会に出席してもらえるような工夫も必要です。組合員が出席しやすいような開催日時や場所を選んだり、組合員に総会に出席するよう、働きかけたりしましょう。組合員に総会の重要性を理解してもらえるよう、日ごろから広報に努めることが大切です。

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2018年02月13日現在
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Q. 総会の代理人出席について

私は分譲マンションの区分所有者である夫の配偶者（同居の妻）です。
現在、夫は単身赴任中で、来月開催されるマンションの総会に出席できそうにありません。その場合、総会に、区分所有者（夫）の代理人として配偶者（妻）が出席してもよいでしょうか。
A.
区分所有者である「本人（夫）」が参加できない場合は、委任状または議決権行使書の提出が必要です。今回のように配偶者（妻）を代理人に立てる場合は、代理人を配偶者（妻）と指名した、区分所有者本人（夫）が署名した委任状を提出する必要があります。同居している配偶者であれば、委任を受けて出席できます。区分所有法では組合員の委任を受けて総会に出席し、議決権を行使する代理人について特に資格を定めていません。しかし、マンション標準管理規約では代理人となる人の資格を「その組合員の配偶者」、「その組合員の住居に同居する親族」、「他の組合員」に限定しています。なお、先の質問も同様ですが、具体的な対応は、各管理組合の規約によるため、詳しくは管理組合に確認してください。

2024年11月18日現在
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